¶ Manual de Transferencia de Productos Vencidos y Deteriorados
Versión: 1.0
Última actualización: 18/11/2025
Responsable: Jesus Arenas(Sistemas)
🔴 REQUIERE AUTORIZACIÓN DE GERENCIA
¶ 📋 Tabla de Contenidos
- Introducción
- ¿Cuándo usar este procedimiento?
- Requisitos Previos
- Proceso de Autorización
- Acceso al Módulo
- Procedimiento de Transferencia
- Información del Almacén DAMAGE
- Verificación Final
¶ 1. Introducción
Este manual describe el procedimiento para la transferencia de productos vencidos y deteriorados al almacén especial DAMAGE.
¶ ¿Qué es el almacén DAMAGE?
Es un almacén especial destinado exclusivamente para productos que:
- Han vencido su fecha de caducidad
- Presentan deterioro físico
- No son aptos para la venta
- Requieren un proceso especial de disposición
Código del almacén: 8888
¶ 2. ¿Cuándo usar este procedimiento?
¶ Usa este procedimiento cuando tengas productos:
- 📅 Vencidos: Productos que superaron su fecha de caducidad
- 📦 Deteriorados: Productos con daño físico en embalaje o contenido
- 🔴 No aptos para venta: Productos que por cualquier razón no pueden comercializarse
- ⚠️ Con defectos de calidad: Productos que no cumplen estándares de calidad
¶ Ejemplos de productos a transferir:
- Cemento endurecido o con grumos
- Fierros oxidados o deformados
- Productos químicos vencidos
- Empaques rotos o dañados
- Materiales con fecha de caducidad expirada
- Productos deteriorados por humedad o mal almacenamiento
¶ 3. Requisitos Previos
¶ ✅ Checklist antes de proceder:
- Usuario autorizado: Verificar que tienes acceso al almacén DAMAGE
- Autorización de Gerencia: Obtenida por escrito (OBLIGATORIO)
- Productos identificados: Lista completa de productos a transferir
- Evidencia fotográfica: Fotos del estado de los productos (recomendado)
- Documentación: Motivo documentado del deterioro/vencimiento
¶ 🔐 Control de Acceso
⚠️ IMPORTANTE: El almacén DAMAGE tiene acceso restringido.
Solo usuarios específicamente autorizados pueden realizar transferencias a este almacén.
Si intentas acceder sin permisos, el sistema te bloqueará la operación.
¶ 4. Proceso de Autorización
¶ 🔴 AUTORIZACIÓN OBLIGATORIA DE GERENCIA
Este procedimiento NO puede realizarse sin autorización previa de Gerencia.
¶ Pasos para obtener autorización:
¶ Paso 1: Preparar documentación
Prepara la siguiente información:
- Lista detallada de productos (código, descripción, cantidad)
- Motivo del deterioro o vencimiento
- Fecha de detección
- Valor estimado de los productos
- Fotografías del estado (si aplica)
¶ Paso 2: Enviar solicitud formal
Envía un correo o documento formal a Gerencia que incluya:
Asunto: Solicitud de Autorización - Transferencia a Almacén DAMAGE
Estimado/a [Nombre Gerente],
Por medio de la presente solicito autorización para transferir los siguientes
productos al almacén DAMAGE por [motivo]:
PRODUCTOS A TRANSFERIR:
- [Código] - [Descripción] - [Cantidad] - [Motivo específico]
- [Código] - [Descripción] - [Cantidad] - [Motivo específico]
Almacén origen: [Nombre del almacén]
Fecha de detección: [DD/MM/AAAA]
Valor estimado: [Monto]
Adjunto evidencia fotográfica y documentación de respaldo.
Quedo atento a su autorización.
Atentamente,
[Tu nombre]
[Área]
¶ Paso 3: Esperar aprobación
- NO proceder hasta recibir autorización por escrito
- La autorización puede ser por correo electrónico o documento firmado
- Guardar la autorización en formato digital
¶ Paso 4: Proceder con la transferencia
Una vez recibida la autorización, procede con el proceso de transferencia.
¶ 5. Acceso al Módulo
¶ Ruta de acceso
Navegue a la siguiente ruta dentro del módulo de Logística:
Navegación:
Módulo Logística
→ Gestión de Almacenes
→ Transacciones
→ Movimientos-Almacén
¶ 6. Procedimiento de Transferencia
¶ Proceso completo paso a paso
📝 Nota: Este proceso es idéntico al de transferencias regulares, con la diferencia que el destino es el almacén DAMAGE (código 8888).
¶ Paso 1: Ingresar Serie de la Guía
Ingresa la serie correspondiente según el almacén de origen:
| Serie | Almacén de Origen |
|---|---|
| T001 | Parque Industrial |
| T002 | Patio Constructor |
| T008 | Gramadal |
| T009 | Pampa Inalámbrica |
📝 El correlativo de la guía se carga automáticamente
¶ Paso 2: Seleccionar Almacén de Origen
- Selecciona el almacén desde donde saldrán los productos vencidos/deteriorados
¶ Paso 3: Tipo de Operación
- En el campo "Tipo de Operación", ingresa:
- 021 - SALIDA POR TRANSFERENCIA
¶ Paso 4: Observaciones
MUY IMPORTANTE: En el campo de observaciones debes incluir:
- ✅ Motivo específico del deterioro o vencimiento
- ✅ Fecha de detección del problema
- ✅ Nombre de quien autorizó (Gerencia)
- ✅ Fecha de la autorización
- ✅ Cualquier detalle relevante
Ejemplo de observación:
Transferencia a DAMAGE por productos vencidos.
Fecha de vencimiento: 15/10/2025.
Detectado en inventario del 10/11/2025.
Autorizado por: [Nombre Gerente] - 17/11/2025
Referencia: Email de autorización adjunto.
¶ Paso 5: Continuar con Datos de Transferencia
- Presiona el botón "Datos de Transferencia"
¶ Paso 6: Completar Datos de Destino
En la pantalla de datos de transferencia:
Almacén de Destino:
- Código:
8888 - Nombre:
Almacen DAMAGE
Serie del Vale de Entrada (VEN):
- Ingresa la serie correspondiente del VEN
Datos adicionales:
- Verifica que la dirección de destino sea la del almacén DAMAGE
- Confirma todos los datos antes de grabar
¶ Paso 7: Agregar Productos
- Agrega todos los productos a transferir
- Verifica las cantidades
- Asegúrate de que correspondan con la lista autorizada
¶ Paso 8: Grabar la Transferencia
- Revisa cuidadosamente todos los datos
- Presiona el botón "Grabar" o "Guardar"
- El sistema generará la guía de remisión
¶ Paso 9: Archivar Documentación
- Imprime la guía de remisión
- Adjunta copia de la autorización de Gerencia
- Archiva junto con las fotografías (si las hay)
- Guarda una copia digital
¶ 7. Información del Almacén DAMAGE
¶ Datos del Almacén
| Campo | Información |
|---|---|
| Código | 8888 |
| Nombre | DAMAGE / Productos Dañados |
| Tipo | Almacén especial restringido |
| Acceso | Solo usuarios autorizados |
| Propósito | Productos vencidos, deteriorados o no aptos para venta |
¶ Características especiales
- 🔒 Acceso restringido: Solo personal autorizado
- 📋 Requiere autorización: Toda transferencia debe estar autorizada por Gerencia
- 🚫 Salida controlada: Los productos aquí no pueden venderse
- 📊 Auditoría: Movimientos sujetos a revisión constante
- 🗑️ Disposición especial: Productos requieren proceso de baja o destrucción
¶ 8. Verificación Final
¶ Después de completar la transferencia
¶ Checklist de verificación:
- Guía de remisión generada correctamente
- Número de guía registrado
- Productos transferidos coinciden con la autorización
- Observaciones completas en el sistema
- Autorización de Gerencia archivada
- Documentación respaldada (física y digital)
- Kardex actualizado en ambos almacenes
- Vale de entrada generado en almacén DAMAGE
¶ Verificación en el sistema:
-
Kardex del almacén origen:
- Verifica que los productos hayan salido
- Confirma el movimiento tipo 021
-
Kardex del almacén DAMAGE (8888):
- Verifica que los productos hayan ingresado
- Confirma las cantidades
-
Reporte de movimientos:
- Revisa que aparezca la transferencia
- Verifica fecha y hora correctas
¶ 🔄 Diagrama de Flujo Completo
Detectar productos vencidos/deteriorados
↓
Documentar y fotografiar (evidencia)
↓
🔴 Preparar solicitud de autorización
↓
🔴 Enviar solicitud a Gerencia
↓
🔴 ESPERAR aprobación por escrito
↓
🔴 Recibir autorización
↓
Acceder a Movimientos de Almacén
↓
Ingresar serie según almacén origen (T001/T002/T008/T009)
↓
Seleccionar almacén de origen
↓
Tipo de Operación: 021 - SALIDA POR TRANSFERENCIA
↓
Escribir observaciones detalladas (incluir autorización)
↓
Click "Datos de Transferencia"
↓
Almacén destino: 8888 - DAMAGE
↓
Completar serie VEN y datos de destino
↓
Agregar productos (según lista autorizada)
↓
Verificar cantidades y datos
↓
Grabar transferencia
↓
Imprimir guía de remisión
↓
Archivar con autorización y evidencias
↓
Verificar Kardex de ambos almacenes
↓
✅ Proceso completado
¶ 🎯 Ejemplos Prácticos
¶ Ejemplo 1: Cemento Vencido
Situación: Se detectaron 50 bolsas de cemento vencido en Parque Industrial.
Procedimiento:
- 🔴 Solicitar autorización a Gerencia con fotos
- Esperar aprobación por escrito
- Serie:
T001(Parque Industrial) - Almacén origen: Parque Industrial
- Tipo operación:
021 - Observación: "Transferencia a DAMAGE - 50 bolsas cemento Sol vencidas. Fecha vencimiento: 30/09/2025. Detectado: 15/11/2025. Autorizado por: [Gerente] - 17/11/2025"
- Almacén destino:
8888 - DAMAGE - Grabar y archivar con autorización
¶ Ejemplo 2: Fierros Oxidados
Situación: 20 varillas de fierro 1/2" con oxidación severa en Patio Constructor.
Procedimiento:
- 🔴 Documentar con fotografías
- 🔴 Solicitar autorización formal
- 🔴 Recibir aprobación de Gerencia
- Serie:
T002(Patio Constructor) - Almacén origen: Patio Constructor
- Tipo operación:
021 - Observación: "Transferencia a DAMAGE - Fierros 1/2 con oxidación severa. No aptos para venta. Cantidad: 20 unidades. Detectado: 12/11/2025. Autorizado por: [Gerente] - 16/11/2025. Ver fotos adjuntas."
- Almacén destino:
8888 - DAMAGE - Grabar, imprimir y archivar
¶ ⚠️ Advertencias y Consideraciones Importantes
¶ 🔴 Restricciones Críticas
NUNCA realices transferencias a DAMAGE sin:
- Autorización escrita de Gerencia
- Documentación del motivo
- Acceso autorizado al almacén 8888
¶ ⚠️ Consecuencias de incumplimiento
Transferir productos sin autorización puede resultar en:
- Sanciones disciplinarias graves
- Problemas contables y fiscales
- Inconsistencias en inventarios
- Auditorías y revisiones especiales
- Responsabilidades legales
¶ ✅ Buenas Prácticas
-
Documenta TODO:
- Fotos de los productos
- Motivo del deterioro/vencimiento
- Autorizaciones
- Guías impresas
-
Comunica proactivamente:
- Informa a tu supervisor
- Notifica a contabilidad
- Coordina con control de calidad
-
Verifica regularmente:
- Revisa fechas de vencimiento
- Inspecciona condiciones de almacenamiento
- Identifica productos en riesgo tempranamente
-
Procesa rápidamente:
- No dejes acumular productos dañados
- Procesa las transferencias oportunamente
- Evita mezclar productos buenos con dañados
¶ 🔐 Usuarios Autorizados
¶ Proceso para obtener acceso
Si necesitas acceso al almacén DAMAGE:
- Solicita por escrito a tu supervisor
- Justifica la necesidad del acceso
- Tu supervisor lo eleva a Gerencia
- Gerencia aprueba y notifica a Sistemas
- Sistemas habilita el acceso en tu usuario
¶ Verificar si tienes acceso
Para verificar si tienes acceso autorizado:
- Intenta acceder al almacén 8888 en el sistema
- Si el sistema te lo permite, tienes acceso
- Si te bloquea, necesitas solicitar autorización
¶ 📋 Anexos
¶ Anexo A: Formato de Solicitud de Autorización
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN
TRANSFERENCIA A ALMACÉN DAMAGE
Fecha: [DD/MM/AAAA]
Solicitante: [Nombre completo]
Área: [Área]
Almacén origen: [Nombre del almacén]
PRODUCTOS A TRANSFERIR:
| Código | Descripción | Cantidad | Unidad | Motivo |
|--------|-------------|----------|--------|--------|
| | | | | |
| | | | | |
Valor estimado total: S/ _____________
Motivo general: [Vencimiento / Deterioro / Otro]
Descripción detallada del problema:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Evidencia adjunta: [ ] Fotografías [ ] Reportes [ ] Otros
Firma solicitante: ___________________
Fecha: ___________________
AUTORIZACIÓN:
Autorizado por: ___________________
Cargo: ___________________
Firma: ___________________
Fecha: ___________________